GÉRER ET ORGANISER SES E-MAILS AVEC MÉTHODE
Cette formation est conçue spécialement pour vous aider à maîtriser votre boîte de réception et à optimiser votre gestion des courriels.
Au cours de cette formation, nous explorerons des techniques éprouvées pour trier, prioriser et répondre efficacement à vos messages, afin de maximiser votre productivité.
Ensemble, nous apprendrons à transformer votre boîte mail en un outil organisé et fonctionnel, qui soutiendra vos objectifs personnels et professionnels.
2 jours – 14h
450 € / personne / jour
sur Le Mans
En présentiel ou à distance
Groupe sur devis
PROGRAMME DE LA FORMATION
Connaître les limites et mérites de l’e-mail
- Les problèmes avec les e-mails
- Infobésité, hyper-connexion et blurring
- Communication synchrone et asynchrone
- La place de choix de l’e-mail dans l’attirail de la communication en entreprise
- Notifications et paramétrage
Traiter ses e-mails
- L’importance de la distinction entre traitement des e-mails et réponse aux e-mails
- Le timeboxing ou méthode Pomodoro
- Les « batches » d’e-mails
- Rythmes de vigilance et timing idéal
- Répondre à bon escient
Classer et organiser ses messages
- Identifier les documents numériques entrants
- Limiter le nombre des e mails reçus.
- Lire et traiter ses messages.
- Identifier sa méthode et son arborescence de classement idéales.
- Classer et organiser ses messages
- Définir des règles de conservation et de suppression.
- Rechercher et trouver rapidement les documents importants
Appréhender l‘outil Outlook
– Traiter un volume important de mails, s’organiser pour plus d’efficacité
- Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP.
- Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
- Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
- Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
- Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
- Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
- Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
– Planifier, organiser et prioriser ses activités
- Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
- Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
- Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité.
- Définir des échéances et mettre en place des rappels.
A qui s'adresse cette formation ?
Toute personne souhaitant améliorer de façon durable sa gestion du temps, notamment grâce à une meilleure gestion de sa boîte e-mail.
Prérequis
Être utilisateur de Microsoft Outlook.
OBJECTIFS DE LA FORMATION
- Évaluer l’impact des e-mails sur la gestion du temps et développer des stratégies pour optimiser leur traitement.
- Implémenter des méthodes de lecture efficace et de tri automatisé pour gérer les volumes considérables d’e-mails.
- Planifier et organiser votre emploi du temps en utilisant les fonctionnalités de rappel, d’estimation du temps et de délégation de tâches.
- Établir des dossiers de classification en fonction de vos objectifs et activités professionnelles.
- Intégrer les tâches importantes dans votre calendrier et assurer un suivi efficace.
MÉTHODE PÉDAGOGIQUE
- Ma méthode repose sur une combinaison dynamique d’interactivité, d’engagement et d’apprentissage pratique. En mettant l’accent sur une approche participative, mes formations captiveront les participants dès le début, favorisant ainsi une expérience agréable.
- Je suis formée pour créer un environnement propice à l’échange d’idées et à l’exploration collaborative. Je m’assure que chaque participant tire le meilleur parti de l’animation, en favorisant non seulement la compréhension mais également l’application concrète des connaissances acquises.
- Utilisation de méthodes actives et participatives à partir de l’expérience des stagiaires.
- Travail préparatoire.
- Remise de fiches explicatives.
- Remise de supports pratiques.
DISPOSITIF DE SUIVI
- Évaluation diagnostique en amont de la formation.
- Évaluation formative : exercices pratiques pendant et à l’issue la formation.
- Évaluation bilan : quizz de fin de formation.
- Évaluation des acquis : questionnaire 3 mois après la fin de la formation
OBJECTIF PÉDAGOGIQUE
A l’issue de la formation, le stagiaire sera de structurer et d’organiser sa boîte e-mail, de traiter efficacement ses messages, tout en s’appuyant sur l’outil Microsoft Outlook.