WONDER ORGANISATION DE LA BOÎTE E-MAIL
ALLÉGER, TRIER, CATÉGORISER, RANGER, ORGANISER VOTRE BOÎTE E-MAIL
Vous revenez de week-end ou de vacances et arrivez à votre travail. Premier réflexe, vous allumez votre ordinateur.
Les mails en attente commencent à se charger et vous découvrez avec hantise la trop grande quantité que vous allez devoir traiter, mais surtout classer ou trier.
Non seulement vous risquez de perdre un mail important noyé dans le flux, mais vous êtes en situation de stress et cela n’est jamais une bonne chose.
Voici quelques astuces pour organiser votre boîte mail :
- Faites le tri des newsletters. Quelles sont celles que vous lisez réellement, qui vous inspirent ? Vous allez découvrir que leur nombre est bien peu en comparaison de toutes celles qui arrivent dans votre boîte. Vous pouvez vous aider de l’outil Cleanfox qui va scanner votre boîte et vous faire la liste des newsletters qui ne sont jamais lus. Vous pourrez alors vous désabonner en masse. Et surtout vous en désinscrire.
- Créez une boîte e-mail spéciale pour recevoir vos newsletters préférées. Vous pouvez le faire facilement chez tous les opérateurs qui proposent la création de plusieurs adresses e-mail.
- Écrivez vos e-mails avec précision. L’objet du mail doit permettre sa recherche facile et surtout son classement aisé.
- Triez vos mails par statut. Choisissez celui qui vous convient le mieux comme « à traiter », « urgent », etc.
Gérez vos mails sur un temps précis. Le matin et le soir par exemple. Cela ne doit pas influer sur le reste de votre travail.
Il existe d’autres pistes. Je propose de vous accompagner dans l’organisation de votre boîte pour vous proposer un outil adapté à vos besoins.
Prêt à relever le défi ?
AVANT/APRÈS
Un nouveau défi pour cette professionnelle qui éprouve des difficultés à organiser efficacement sa boîte mail.
Au programme de cette wonder mission :
- Identification de la structure adéquate de la boîte e-mail de ma cliente. C’est l’étape essentielle du processus d’organisation. Définir le nom des dossiers et préparer l’optimisation du classement.
- Désabonnements de tous les newsletters inutiles.
- Organisation automatique des messages. Les plateformes proposent cette possibilité. Nous avons paramétré la messagerie de ma cliente et ses e-mails se classent désormais dans le dossier désiré.
- Vidage de sa poubelle. Pour rappel, les e-mails sont une source de pollution. Il est important de ne pas les conserver longtemps.
- Configuration des éléments indésirables. J’ai montré à ma cliente comment paramétrer son compte pour ne plus recevoir de spams.
Ma cliente a découvert des fonctionnalités de sa messagerie.
Elle gagne un temps considérable dans le classement de ses e-mails. Elle a gagné en sérénité.
Bref, une mission réussie !
